在签订租房合同时，房东需要准备以下材料：
个人身份证：
用于核实房东的身份。
房产证：
用于证明房东对租赁物的所有权。
指定收款银行卡的原件和复印件：
用于收取租金。
如果房屋委托他人代管，则需要提供代管人的身份证明和委托证明 。承租人需要准备以下材料：
个人身份证：
用于核实承租人的身份。
如果承租人为境外人员，则需要提供护照或公安局颁发的居住证。
如果承租人为机关、企业、事业单位或其他组织，则需要提供相关单位或组织的有效证件。
此外，根据《商品房屋租赁管理办法》第十五条的规定，办理房屋租赁登记备案时，房屋租赁当事人应当提交以下材料：
房屋租赁合同：明确双方的权利和义务。
房屋租赁当事人身份证明：
包括身份证、护照等。
房屋所有权证书或者其他合法权属证明：
如房产证、购房合同等。
直辖市、市、县人民政府建设（房地产）主管部门规定的其他材料
。
建议房东和承租人在签订租房合同时，仔细阅读合同条款，确保所有材料的真实性和合法性，以保障双方的权益。如果有任何特殊要求或需要额外提供的文件，应当提前沟通并达成一致。
